Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Уфимский государственный нефтяной технический университет» (УГНТУ)
ул. Космонавтов 1,
г. Уфа, Республика Башкортостан,
Россия, 450062
Тел.: +7 (347) 242-03-70
Факс: +7 (347) 243-14-19
E-mail: info@rusoil.net
Техническая поддержка: oau@rusoil.net

Проектный офис

Проектный офис – подразделение, отвечающее за методологическое и организационное обеспечение проектного управления в УГНТУ для достижения стратегических целей и задач Университета, оптимизации распределения и исполнения ресурсов, совершенствования взаимодействия структурных подразделений в рамках планирования и реализации проектов, а также мониторинга и контроля проектов в рамках текущей деятельности университета.

Проектный офис размещается по адресу: г. Уфа, ул. Космонавтов, 1, каб. 411 и 443.

E-mail: proect_usptu@mail.ru

Рабочие документы

1. Инициация проекта

Инициатор проекта направляет в проектный офис предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта.

Проектный офис в срок не более 10 рабочих дней с даты поступления рассматривает проектную инициативу, определяя ее соответствие:

1) документам стратегического и текущего планирования;

2) основным критериям проектного управления;

3) документам, регламентирующим бюджетный процесс в УГНТУ.

По результатам рассмотрения проектной инициативы проектный офис согласовывает или не согласовывает проектную инициативу в случае ее несоответствия документам стратегического и текущего планирования и основным критериям проектного управления.

В случае согласования проектной инициативы проектный офис принимает решение направить проектную инициативу на рассмотрение Дирекции по реализации программы развития УГНТУ.

В случае, если проектная инициатива не согласована, проектный офис возвращает проектную инициативу инициатору проекта для доработки или отклоняет проектную инициативу. Проектный офис уведомляет инициатора проекта о принятом решении.

Дирекция по реализации программы развития УГНТУ рассматривает проектные инициативы, поступившие только от проектного офиса.

По результатам рассмотрения проектной инициативы Дирекция в срок не более 10 рабочих дней с даты поступления проектной инициативы принимает одно из следующих решений:

1) принять проектную инициативу, утвердить запуск проекта;

2) возвратить проектную инициативу инициатору проекта для доработки;

3) отклонить проектную инициативу в случае ее несоответствия документам стратегического и текущего планирования и основным критериям проектного управления.

Решения Дирекции оформляются протоколом.

Проектный офис уведомляет инициатора проекта о принятом Дирекцией решении в срок не более 3 рабочих дней с даты подписания протокола.

Инициатор проекта обеспечивает доработку проектной инициативы в срок не более 10 рабочих дней с даты получения решения Дирекции. Повторное рассмотрение проектной инициативы проводится на очередном заседании Дирекции.

2. Стадия планирования проекта

Стадия планирования завершается утверждением приказом по университету паспорта проекта.

Руководитель проекта после получения положительного решения Дирекции о реализации проекта в срок не более 5 рабочих дней с даты подписания протокола Дирекции оформляет паспорт проекта. Паспорт проекта направляется на рассмотрение в проектный офис.

Проектный офис в срок не более 5 рабочих дней с даты поступления рассматривает паспорт проекта на соответствие требованиям настоящего Положения, определяет перечень лиц, с которыми необходимо согласовать паспорт проекта, готовит и направляет на согласование и утверждение проект приказа о реализации проекта.

Утвержденный приказом по университету паспорт проекта означает переход к стадии реализации проекта и является основанием для назначения должностных лиц в состав команды проекта. На основании утвержденного паспорта проекта руководитель проекта имеет право привлекать к выполнению работ по проекту указанных в нем представителей команды проекта, запрашивать информацию, документы, непосредственно связанные с осуществляемой деятельностью.

3. Стадия реализации проекта

Задачей стадии реализации проекта является выполнение предусмотренных календарным планом работ проекта. Контрольной точкой стадии реализации проекта является принятие Дирекцией отчета по проекту.

После утверждения паспорта проекта руководитель проекта организует выполнение работ по проекту, в том числе осуществляет постановку задач исполнителям в соответствии с календарным планом проекта, проводит регулярные совещания команды проекта, контролирует соблюдение сроков и качества выполнения работ.

Исполнители представляют руководителю проекта сведения о статусе (ходе) выполнения работ, в том числе информацию о степени завершения работ, фактических темпах выполнения, возникших проблемах, отклонениях от календарного плана.

Руководитель проекта осуществляет анализ полученных сведений, выявляет причины и определяет значимость отклонений фактических показателей от запланированных, принимает решение о методах воздействия на отклонения, вносит данные об исполнении в отчет по проекту. Периодичность подготовки отчета определяется проектным офисом и указывается в паспорте проекта.

Дирекция по управлению программой развития осуществляет контроль достижения промежуточных результатов, указанных в паспорте проекта. При необходимости принимает решения по вопросам, выходящим за пределы полномочий отдельных членов управляющего комитета, в том числе вносит изменения в управленческие документы по проекту.

Проектный офис осуществляет контроль соблюдения показателей проекта, утвержденных в паспорте и календарном плане проекта. Проектный офис рекомендует руководителю проекта внести изменения в управленческие документы по проекту.

В случае несоответствия фактических результатов и показателей запланированным, которое приводит к сдвигу контрольных точек, изменению бюджета проекта, ухудшению количественных и качественных результатов по проекту, решение о продолжении работ выносится на рассмотрение Проектного офиса и Дирекции по управлению программой развития.

Дирекция по управлению программой развития на основании управленческих документов, подготовленных проектным офисом, осуществляет анализ промежуточных результатов и показателей проекта, оценивает целесообразность дальнейшей реализации проекта, принимает решение о продолжении, приостановлении работ или досрочном закрытии проекта.

В случае существенного отклонения промежуточных результатов и показателей проекта от запланированных в сторону их ухудшения проектный офис вносит в Дирекцию по управлению программой развития предложение об отстранении руководителя проекта и назначении нового руководителя проекта.

Существенным отклонением считается отклонение промежуточных результатов и показателей от запланированных показателей в сторону их ухудшения, превышающее 20%.

В случаях выполнения всех работ проекта и достижения его цели Дирекция по управлению программой развития принимает решение о переходе к приемке отчета по проекту.

Для перехода на стадию закрытия проекта Дирекция по управлению программой развития осуществляет приемку отчета по проекту, подписывает акт о приемке отчета по проекту.

В случае, если было принято решение о приостановлении работ или о досрочном закрытии проекта, Дирекция по управлению программой развития осуществляет приемку полученных промежуточных результатов.

4. Стадия закрытия проекта

Задачей стадии закрытия проекта является подведение итогов реализации проекта, официальное закрытие проекта.

Рабочая группа проекта подводит итоги проекта: разрабатывает итоговый отчет по проекту.

Итоговый отчет по проекту подписывается руководителем проекта и передается на согласование руководителю структурного подразделения, декану факультета/директору института, проектному офису, курирующему проректору. Согласованный итоговый отчет по проекту передается на утверждение в Дирекцию по управлению программой развития.

Дирекция по управлению программой развития на основании предоставленного отчета по проекту, иной документации относящейся к проекту присваивает проекту один из следующих статусов:

- «проект реализован успешно без отклонений» - в случае, если цель проекта достигнута полностью, результат получен, выполнены требования к результату проекта, отсутствуют отклонения по срокам и бюджету проекта;

- «проект реализован успешно с незначительными отклонениями» - в случае, если цель проекта достигнута полностью, результат получен, имеются отклонения по одному из следующих ограничений: выполнение требований к результату, соблюдение сроков и бюджета проекта;

- «проект реализован успешно со значительными отклонениями» - в случае, если цель проекта достигнута полностью, результат получен, имеются отклонения по двум из следующих ограничений: выполнение требований к результату, соблюдение сроков или бюджета проекта;

- «проект не реализован, ресурсы сохранены» - в случае, если цель проекта не была достигнута, все ресурсы сохранены;

- «проект не реализован, ресурсы потеряны» - в случае, если цель проекта не была достигнута, часть ресурсов или все ресурсы потеряны;

- «проект приостановлен» - в случае, если цель проекта не была достигнута, принято решение о приостановлении разработки или реализации проекта.

В случае потери ресурсов при реализации проекта меры ответственности для куратора, руководителя и исполнителей проекта определяются в соответствии с законодательством.

Утвержденный итоговый отчет означает высвобождение ресурсов, задействованных в проекте.

После утверждения итогового отчета по проекту рабочая группа проекта систематизирует документы по управлению проектом и передает в проектный офис для формирования архива проекта.

Проектный офис анализирует информацию, содержащуюся в итоговом отчете, обновляет базу знаний, которая ведется в целях накопления, хранения исторической информации по реализованным проектам, передачи опыта и знаний.

Нормативные документы

1. Приказ «О проектном офисе» № 815-1 от 24.10.2017 г.
2. Положение о проектном офисе